BIBLIOTHÈQUE DE CAS D'USAGE

Trouvez votre tâche. On vous dit si elle est automatisable.

Chaque cas décrit la situation manuelle, le fonctionnement automatisé, le gain en heures et les outils utilisés. Les gains sont des ordres de grandeur issus de missions réelles, pas des promesses.

Temps manuelTemps automatisé

Pour faire remonter les tâches de tous vos services et guider les équipes : découvrez l’Assistant d’entreprise Rouage. Offert les 3 premiers mois, sans engagement.

Exemple
GmailExcelHubSpotPennylane
Rouage
Exemples documentés

134 tâches

28 secteurs

  • Immobilier
  • Transport & logistique
  • Finance & assurance

AVANT ET APRÈS

Le même travail, avant et après automatisation.

Trois tâches courantes, mesurées en heures par semaine. La barre rouge est le temps passé à la main aujourd'hui, la barre verte le temps qui reste ensuite.

  • Préparer les devis

    Avant6 h
    Après1 h

    5 hrécupérées par semaine

    Le devis arrive prérempli à partir de la demande reçue, il ne reste qu'à le valider.

  • Saisir les factures

    Avant5 h
    Après1 h

    4 hrécupérées par semaine

    Les documents sont lus et classés automatiquement, vous contrôlez seulement les cas douteux.

  • Relancer les clients

    Avant4 h
    Après1 h

    3 hrécupérées par semaine

    La relance part toute seule au bon moment, vous tranchez uniquement les dossiers sensibles.

LES EXEMPLES

134 résultats

CE QUE PÈSE LA SÉLECTION

134
EXEMPLES AFFICHÉS
2642 h
HEURES RENDUES CHAQUE MOIS, CUMULÉES
1 043 376 €
COÛT DE L'INACTION SUR UN AN, CUMULÉ

Ce cumul additionne des tâches qui ne coexistent pas toutes dans une même entreprise : lisez-le comme le poids du sujet dans votre métier, pas comme votre gain personnel. Base de calcul : 38 € l'heure chargée, 45 semaines travaillées, part récupérable estimée à 70 %. Ce sont des ordres de grandeur, ajustés avec vos chiffres pendant le diagnostic.

134 cas d'usage, toutes tailles d'entreprise.

LE POINT DE DÉPART
Un particulier laisse une demande de visite sur un portail d'annonces ou sur le formulaire du site.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Le négociateur ouvre la boîte partagée, recopie nom, téléphone et référence du bien dans le CRM, puis rappelle quand il a un créneau. Les demandes reçues le soir sortent le lendemain, et deux personnes rappellent parfois le même contact.
CE QU'ON MET EN PLACE
Chaque lead est créé dans le CRM, qualifié, et reçoit une réponse en moins de deux minutes.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le négociateur de permanence, entre deux visites.

OUTILS CONCERNÉS

  • Make
  • HubSpot
  • Claude

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

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LE POINT DE DÉPART
Un candidat retenu doit fournir son dossier avant la signature du bail.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
L'assistante liste les pièces par mail, reçoit des photos illisibles, renomme les fichiers, relance deux ou trois fois, et vérifie à la main revenus et garanties. Un dossier incomplet bloque la mise en location plusieurs jours.
CE QU'ON MET EN PLACE
Le candidat reçoit un lien, dépose ses pièces, est relancé automatiquement, et la complétude est vérifiée.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
L'assistante de gestion locative.

OUTILS CONCERNÉS

  • Airtable
  • Make
  • Extraction documentaire

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

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LE POINT DE DÉPART
Une visite ou un état des lieux vient de se terminer.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Le négociateur prend des notes sur son téléphone, puis réécrit le compte rendu le soir au bureau. Les remarques du client se perdent entre la visite et l'envoi au propriétaire.
CE QU'ON MET EN PLACE
Dictés sur place, structurés automatiquement, envoyés au propriétaire dans l'heure.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le négociateur ou le gestionnaire présent sur place.

OUTILS CONCERNÉS

  • Claude
  • Notion

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

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LE POINT DE DÉPART
Le point d'agence du lundi matin approche.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Le directeur d'agence reprend un tableur, recompte les mandats rentrés, les visites et les offres depuis le CRM, et corrige les écarts à la main.
CE QU'ON MET EN PLACE
Tableau de bord alimenté en continu, envoyé chaque lundi 8h.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le directeur d'agence.

OUTILS CONCERNÉS

  • Airtable
  • Make

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

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LE POINT DE DÉPART
Le diagnostic technique, le titre de propriété ou le règlement de copropriété arrive par mail.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Le gestionnaire ouvre chaque PDF, recopie surface, année, charges et servitudes dans la fiche du bien. Une valeur mal recopiée se retrouve ensuite dans l'annonce.
CE QU'ON MET EN PLACE
Informations clés extraites du PDF, contrôlées, injectées dans la fiche du bien.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le gestionnaire de portefeuille.

OUTILS CONCERNÉS

  • Extraction documentaire
  • pgvector
  • Airtable

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

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LE POINT DE DÉPART
Un acquéreur décrit ce qu'il cherche pendant un appel.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Le négociateur cherche dans le CRM avec deux ou trois critères, puis demande aux collègues s'ils ont un bien qui correspond. Les biens anciens et les contacts en attente sortent rarement de la mémoire de l'équipe.
CE QU'ON MET EN PLACE
Recherche en langage naturel sur tout le portefeuille et l'historique.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le négociateur, pendant ou juste après l'appel.

OUTILS CONCERNÉS

  • RAG
  • PostgreSQL
  • Claude

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

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LE POINT DE DÉPART
Un client demande où en est son enlèvement ou sa livraison.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
L'exploitant ouvre les portails de trois transporteurs, cherche le numéro de suivi, rappelle le chauffeur, puis répond par mail. Le retard est souvent découvert par le client avant l'exploitation.
CE QU'ON MET EN PLACE
Statuts consolidés, client prévenu automatiquement dès qu'un retard est détecté.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
L'exploitant transport ou l'administration des ventes.

OUTILS CONCERNÉS

  • n8n
  • API transporteurs

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

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LE POINT DE DÉPART
Les bons de livraison et les lettres de voiture signés reviennent du terrain, scannés ou photographiés.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Une personne ouvre chaque scan, recopie numéro, dates, poids, palettes et réserves dans l'outil d'exploitation, puis classe le fichier. Les mentions manuscrites illisibles finissent en litige.
CE QU'ON MET EN PLACE
Extraits automatiquement du document scanné puis injectés dans l'ERP après contrôle.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
L'assistant d'exploitation, en fin de journée.

OUTILS CONCERNÉS

  • Extraction documentaire
  • Make

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LE POINT DE DÉPART
Une demande de prix arrive par mail, avec un tableau de palettes en pièce jointe.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Le commercial lit le mail, retrouve la grille tarifaire, calcule le prix sur un tableur, puis rédige la réponse. Le chargeur a souvent déjà choisi un concurrent plus rapide.
CE QU'ON MET EN PLACE
Paramètres extraits de l'email, prix pré-calculé, réponse proposée en dix minutes.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le commercial ou le responsable d'exploitation.

OUTILS CONCERNÉS

  • Claude
  • Google Sheets

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

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LE POINT DE DÉPART
Un destinataire signale une casse, un manquant ou un retard.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Le mail arrive dans la boîte partagée, quelqu'un cherche le dossier, retrouve le bon signé et les photos, puis écrit au transporteur. Sans relance, le dossier dort jusqu'à la réclamation suivante.
CE QU'ON MET EN PLACE
Qualifié, routé au bon interlocuteur, relancé jusqu'à résolution.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le service litiges ou l'administration des ventes.

OUTILS CONCERNÉS

  • Make
  • Notion

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LE POINT DE DÉPART
La facture d'un transporteur sous-traitant arrive en fin de mois.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Le comptable compare ligne par ligne la facture et les commandes de transport, vérifie les surcharges et les attentes facturées, et rouvre les dossiers pour trancher. Les écarts de quelques euros passent faute de temps.
CE QU'ON MET EN PLACE
Écarts détectés automatiquement, seuls les litiges remontent à un humain.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le comptable ou le contrôleur de gestion.

OUTILS CONCERNÉS

  • Python
  • PostgreSQL
  • Moteur de tarification

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LE POINT DE DÉPART
Un chargement prend du retard au chargement, en douane ou sur la route.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
L'information circule par appels et messages entre chauffeur, exploitation et client. Personne ne consolide, donc le client apprend le retard une fois la livraison manquée.
CE QU'ON MET EN PLACE
Signaux consolidés et alerte anticipée à l'exploitation et au client.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
L'exploitant en charge de la tournée.

OUTILS CONCERNÉS

  • API transporteurs
  • n8n
  • Moteur de scoring

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

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Rouage

LES PAGES SECTEUR

28 secteurs, autant de façons de perdre du temps.

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Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide

LES PAGES TÂCHES

Vous cherchez par tâche plutôt que par secteur ?

Seize tâches détaillées : ce qui est automatisable, ce qui reste décidé par une personne, la fourchette de gain et les outils qui savent déjà le faire chez vous.

Exemple
Accompagnement RouageONOFF
Tout continue de fonctionner

LES PAGES STRUCTURE

Une organisation différente, un point de départ différent.

Trente minutes pour savoir ce que vous pouvez arrêter de faire à la main.

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