Automatisation pour une TPE ou une entreprise familiale : par où commencer

Dans une TPE familiale, les process vivent dans la tête de deux ou trois personnes et presque rien n'est écrit. Automatiser commence donc par rendre visible ce qui existe déjà : qui fait quoi, dans quel ordre, avec quel outil. Ensuite seulement, les étapes répétitives sont prises en charge. L'enjeu réel est la continuité si quelqu'un s'arrête.

L'automatisation prépare, classe et alerte. Les décisions restent prises par des personnes.

Commencer mon diagnosticVoir ce qu'on automatise dans mon secteur

4 minutes · vos chiffres à l'écran tout de suite · sans engagement

OÙ PART LA SEMAINE · TPE OU ENTREPRISE FAMILIALE
LMMJV
  • Commandes et bons de livraison≈ 7 h / sem.
  • Contrôles qualité et traçabilité≈ 5 h / sem.
  • Demandes de groupes et de séminaires≈ 4 h / sem.
  • Préparation des audits≈ 4 h / sem.
  • 20 H PAR SEMAINE SUR 40 · ORDRES DE GRANDEUR OBSERVÉS

CE QUE ÇA REPRÉSENTE EN EUROS · TPE OU ENTREPRISE FAMILIALE

34 753 €

COÛT DE L'INACTION SUR UN AN

Soit environ 88 heures par mois passées à la main.

24 327 €

CAPACITÉ LIBÉRÉE, VALORISÉE SUR UN AN

Environ 62 heures par mois, soit 85 jours de travail rendus par an.

3 semaines

DÉLAI DE RETOUR SUR INVESTISSEMENT

Temps rendu contre coût de mise en place, sur une seule tâche choisie pour son volume.

Base de calcul : 38 € l'heure chargée, 45 semaines travaillées, part récupérable estimée à 70 %. Ce sont des ordres de grandeur, ajustés avec vos chiffres pendant le diagnostic.

TEMPS MANUEL TEMPS AUTOMATISÉ

Une semaine de 40 heures, bloc par bloc. Ce qui devient jaune est ce que l'automatisation prépare à votre place.

LA MÊME TÂCHE, AVANT ET APRÈS

Avant et après, sur la même tâcheAVANTAPRÈSSaisie recopiéeRelance oubliéeReporting refaitDonnée lue une foisRelance partie seuleChiffres à jour

Rien de nouveau à apprendre. Les mêmes étapes, remises dans l'ordre et déclenchées toutes seules.

6 tâches
RETENUS POUR CETTE FORME DE STRUCTURE
15 à 30 h
PAR MOIS ET PAR TÂCHE, SELON VOTRE TAILLE
3 secteurs
LES PLUS FRÉQUENTS DANS CETTE CONFIGURATION

CE QUI COINCE DANS CETTE CONFIGURATION

Le problème n'est pas la charge de travail, c'est la forme de l'organisation.

Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide
  1. En détail
    Le savoir est oral : personne n'a écrit l'ordre des étapes, les exceptions ni les règles tacites de tarification.
  2. En détail
    Deux ou trois personnes font tout, donc chaque nouvelle tâche s'ajoute à une charge déjà complète.
  3. En détail
    Une absence, un départ à la retraite ou une transmission met en risque des process que personne d'autre ne sait dérouler.
Exemple

Temps rendu à l’équipe

7h / semaine
Saisie
Relances
Devis

CE QU'ON REGARDE EN PREMIER

Rendre visible ce qui existe, puis automatiser la facturation et la saisie

On écrit d'abord le process tel qu'il se fait réellement, avec les personnes qui le font. Cette étape prend quelques heures et révèle presque toujours des doublons de saisie entre l'outil métier, le tableur et la comptabilité. C'est là que le gain arrive vite, et c'est aussi le premier document de transmission de l'entreprise.

CE QUI CHANGE PAR RAPPORT À UNE ENTREPRISE CLASSIQUE

Les mêmes tâches, des contraintes différentes.

Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide

Transmission et continuité

En détail
Un process écrit et outillé se transmet. C'est un enjeu concret quand l'entreprise change de génération ou qu'une personne clé s'arrête quelques semaines.

On ne fige pas le désordre

En détail
Un process encore instable s'automatise mal. On vous le dit, et on commence par le stabiliser avec vous plutôt que de le graver dans un outil.

Les habitudes comptent autant que la technique

En détail
Ce qui est mis en place doit ressembler à ce que l'équipe fait déjà. Un changement d'habitude par chantier, pas trois.

LES CAS LES PLUS FRÉQUENTS DANS CETTE CONFIGURATION

Les tâches, une par une.

Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide

6 tâches retenues pour cette forme de structure. Selon votre taille, ces tâches représentent de 15 à 30 heures par mois.

TPE ou entreprise familiale

Commandes et bons de livraison

  • REVIENT : PLUSIEURS FOIS PAR JOUR
  • MISE EN PLACE : 3 À 5 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : ÉLEVÉE
LE POINT DE DÉPART
Une commande client arrive par mail, par téléphone ou en pièce jointe.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
L'administration des ventes lit la commande, recopie références et quantités dans l'outil de gestion, vérifie le stock et les délais, puis édite le bon de livraison.
CE QU'ON MET EN PLACE
Extraits automatiquement et injectés dans l'ERP.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
L'administration des ventes.

CE QUE ÇA REND

≈ 30h/mois

≈ 11 848 € PAR AN

Environ 30 heures rendues chaque mois, soit 11 848 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • Extraction documentaire
  • Make

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

TPE ou entreprise familiale

Contrôles qualité et traçabilité

  • REVIENT : TOUS LES JOURS
  • MISE EN PLACE : 2 À 3 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : FAIBLE
LE POINT DE DÉPART
Un contrôle de production, de température ou de lot est réalisé en atelier.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
L'opérateur remplit une fiche papier, qui est ressaisie plus tard dans un tableur par le service qualité. Un dépassement noté le matin peut n'être vu que le lendemain.
CE QU'ON MET EN PLACE
Formulaire terrain, registre alimenté en direct, alerte sur non-conformité.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
L'opérateur, puis le service qualité.

CE QUE ÇA REND

≈ 22h/mois

≈ 8 688 € PAR AN

Environ 22 heures rendues chaque mois, soit 8 688 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • Collecte mobile structurée
  • Airtable

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

TPE ou entreprise familiale

Demandes de groupes et de séminaires

  • REVIENT : DEUX À TROIS FOIS PAR SEMAINE
  • MISE EN PLACE : 2 À 3 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : MOYENNE
LE POINT DE DÉPART
Une demande de groupe ou de séminaire arrive par mail ou par formulaire.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Le commercial vérifie la disponibilité sur le planning, calcule un prix avec les prestations, rédige la proposition, puis relance. La réponse part souvent après un ou deux jours, quand le client a déjà d'autres devis.
CE QU'ON MET EN PLACE
Demande qualifiée, devis pré-rempli, réponse dans l'heure.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le responsable commercial ou le directeur d'établissement.

CE QUE ÇA REND

≈ 18h/mois

≈ 7 109 € PAR AN

Environ 18 heures rendues chaque mois, soit 7 109 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • Collecte structurée
  • Make
  • Claude

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

TPE ou entreprise familiale

Préparation des audits

  • REVIENT : DEUX À TROIS FOIS PAR SEMAINE
  • MISE EN PLACE : 2 À 3 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : ÉLEVÉE
LE POINT DE DÉPART
Une date d'audit ou de certification est fixée.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Le service qualité rassemble les preuves des mois passés dans plusieurs classeurs et dossiers partagés, et reconstitue ce qui manque pendant deux semaines.
CE QU'ON MET EN PLACE
Dossier d'audit constitué en continu, exportable à tout moment.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le responsable qualité.

CE QUE ÇA REND

≈ 18h/mois

≈ 7 109 € PAR AN

Environ 18 heures rendues chaque mois, soit 7 109 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • PostgreSQL
  • Stockage documentaire

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

TPE ou entreprise familiale

Devis depuis le terrain

  • REVIENT : DEUX À TROIS FOIS PAR SEMAINE
  • MISE EN PLACE : 2 À 3 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : MOYENNE
LE POINT DE DÉPART
Un particulier demande un devis après une visite sur place.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
L'artisan reprend son carnet le soir, retrouve un ancien devis, ajuste les quantités et les prix, puis met en forme sur son ordinateur. Le devis part deux ou trois jours après la visite.
CE QU'ON MET EN PLACE
Devis préparé depuis les notes et les photos de la visite, envoyé avant la fin de journée.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
L'artisan lui-même, après sa journée de chantier.

CE QUE ÇA REND

≈ 16h/mois

≈ 6 319 € PAR AN

Environ 16 heures rendues chaque mois, soit 6 319 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • Mobile
  • Claude
  • Outil de devis

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

TPE ou entreprise familiale

Commandes fournisseurs

  • REVIENT : DEUX À TROIS FOIS PAR SEMAINE
  • MISE EN PLACE : 2 À 3 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : FAIBLE
LE POINT DE DÉPART
La commande fournisseur de la semaine doit partir.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Le chef estime les quantités au ressenti, à partir du stock visible et de l'occupation prévue notée sur un tableau. Les erreurs se paient en pertes ou en ruptures de service.
CE QU'ON MET EN PLACE
Calculées depuis les prévisions d'occupation et l'historique.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le chef de cuisine ou l'économe.

CE QUE ÇA REND

≈ 15h/mois

≈ 5 924 € PAR AN

Environ 15 heures rendues chaque mois, soit 5 924 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • Google Sheets
  • Make

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

AJOUTER LE STRICT NÉCESSAIRE

On part de ce que vous avez déjà.

Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide

Votre outil de gestion, vos tableurs et votre messagerie contiennent déjà l'essentiel. On regarde ce qu'ils savent faire avant de parler d'un nouvel abonnement.

CE QUE VOS OUTILS SAVENT DÉJÀ FAIRE

  • Import et export entre l'outil de gestion et la comptabilité
  • Modèles de documents et champs personnalisés déjà disponibles
  • Rappels et échéances intégrés à l'outil de facturation
  • Partage de fichiers et droits d'accès de votre bureautique

CE QU'ON AJOUTE SEULEMENT SI LA FONCTION MANQUE

  • Une base partagée pour éviter les tableurs qui se dupliquent
  • Un scénario Make entre gestion et comptabilité
  • Une extraction documentaire pour les pièces reçues par courriel

On mesure d'abord ce que l'existant sait déjà faire. Un nouvel outil n'entre dans le plan que si la fonction manque réellement, et la décision vous revient.

LES QUESTIONS QU'ON NOUS POSE

Automatisation et tpe ou entreprise familiale : les questions concrètes.

Exemple
Demande reçueÀ l’instant
Comment préparer ce devis ?
Les étapes sont réunies.
Vous validez la suite.
Prêt pour votre équipe

LES SECTEURS LES PLUS FRÉQUENTS

4 cas d'usage

Automatisation pour l'artisanat et le commerce de proximité

5 cas d'usage

Automatisation pour l'agroalimentaire

5 cas d'usage

Automatisation pour l'hôtellerie, la restauration et le tourisme

AUTRES STRUCTURES

CE QU'IL FAUT RETENIR

  • TPE et entreprise familiale : le diagnostic est le même que pour tout le monde, ce qui change est l'ordre dans lequel on traite les tâches.

  • Le premier sujet recommandé porte sur rendre visible ce qui existe, puis automatiser la facturation et la saisie.

  • Le point de départ reste les outils déjà en place : un outil n'est ajouté que si sa fonction manque réellement.

  • Le diagnostic dure quatre minutes et prépare votre audit, présenté pendant l'appel de trente minutes.

À VÉRIFIER AVANT DE DÉCIDER

Ce que cette forme de structure doit vérifier avant d'engager

Exemple

Temps rendu à l’équipe

7h / semaine
Saisie
Relances
Devis
DÉLAI DE RETOUR
En détail
Un à trois mois sur la première tâche, en comparant les heures rendues chaque mois, valorisées au coût horaire chargé, au temps de mise en place. Estimation, à confirmer avec vos volumes.
Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide
DÉLAI DE MISE EN PLACE
En détail
Deux à cinq semaines pour une première tâche en service. Les structures multisites comptent une à deux semaines de plus, le temps d'aligner les usages.
Exemple
Accompagnement RouageONOFF
Tout continue de fonctionner
CAPACITÉ LIBÉRÉE
En détail
La capacité rendue se réinvestit là où elle manque : suivi des dossiers, relances, qualité. Base de calcul : 38 € l'heure chargée, 45 semaines travaillées, part récupérable estimée à 70 %. Ce sont des ordres de grandeur, ajustés avec vos chiffres pendant le diagnostic.
CONDITIONS DE RÉUSSITE
  • Une même tâche pratiquée de la même façon par tout le monde, ou une décision d'harmoniser avant de démarrer.
  • Un accès aux outils déjà en place, sans achat préalable.
  • Une personne référente identifiée, qui tranche les cas limites.
  • Un temps passé mesuré avant, pour pouvoir comparer après.
CE QUI NE MARCHE PAS, ET POURQUOI
  • Des pratiques différentes par site ou par personne, non arbitrées : la règle devient impossible à écrire.
  • Des tâches à jugement permanent, où seule une personne peut décider.
  • Des informations absentes des outils, uniquement orales ou papier.
  • Un volume trop faible pour justifier la mise en place.
ERREURS CLASSIQUES À ÉVITER
  • Déployer sur tous les sites d'un coup au lieu d'en valider un seul.
  • Confier le sujet à personne en particulier : sans référent, les cas limites bloquent tout.
  • Empiler un outil supplémentaire alors que ceux en place suffisent.
  • Négliger la reprise de l'existant : les dossiers en cours doivent continuer à tourner.
POINTS DE CONTRÔLE, DÉCIDÉS PAR UN HUMAIN
  • Un seuil de validation manuelle, fixé avec vous.
  • Une relecture de tout ce qui sort vers un client ou un partenaire.
  • Aucun engagement de prix ni de délai décidé automatiquement.
  • Un récapitulatif régulier, lisible sans compétence technique.

Trente minutes pour savoir ce que vous pouvez arrêter de faire à la main.

Commencer mon diagnostic

4 minutes · vos chiffres à l'écran tout de suite · sans engagement