Automatisation pour une collectivité ou un service public : par où commencer

Une collectivité instruit des demandes d'usagers sous des obligations de transparence, d'accessibilité et de commande publique. Automatiser commence par le suivi des demandes : accusé de réception, pièces manquantes, délai d'instruction et information de l'usager. L'instruction elle-même reste une décision d'agent. Hébergement en France, réversibilité et propriété du code sont posés dès le départ.

L'automatisation prépare, classe et alerte. Les décisions restent prises par des personnes.

Commencer mon diagnosticVoir ce qu'on automatise dans mon secteur

4 minutes · vos chiffres à l'écran tout de suite · sans engagement

OÙ PART LA SEMAINE · COLLECTIVITÉ OU SERVICE PUBLIC
LMMJV
  • Dossiers d'inscription et de financement≈ 9 h / sem.
  • Conformité des formations≈ 7 h / sem.
  • Instruction des demandes et dossiers d'aide≈ 7 h / sem.
  • Montage des dossiers d'aides et de subventions≈ 6 h / sem.
  • 29 H PAR SEMAINE SUR 40 · ORDRES DE GRANDEUR OBSERVÉS

CE QUE ÇA REPRÉSENTE EN EUROS · COLLECTIVITÉ OU SERVICE PUBLIC

50 550 €

COÛT DE L'INACTION SUR UN AN

Soit environ 128 heures par mois passées à la main.

35 385 €

CAPACITÉ LIBÉRÉE, VALORISÉE SUR UN AN

Environ 90 heures par mois, soit 124 jours de travail rendus par an.

3 semaines

DÉLAI DE RETOUR SUR INVESTISSEMENT

Temps rendu contre coût de mise en place, sur une seule tâche choisie pour son volume.

Base de calcul : 38 € l'heure chargée, 45 semaines travaillées, part récupérable estimée à 70 %. Ce sont des ordres de grandeur, ajustés avec vos chiffres pendant le diagnostic.

TEMPS MANUEL TEMPS AUTOMATISÉ

Une semaine de 40 heures, bloc par bloc. Ce qui devient jaune est ce que l'automatisation prépare à votre place.

LA MÊME TÂCHE, AVANT ET APRÈS

Avant et après, sur la même tâcheAVANTAPRÈSSaisie recopiéeRelance oubliéeReporting refaitDonnée lue une foisRelance partie seuleChiffres à jour

Rien de nouveau à apprendre. Les mêmes étapes, remises dans l'ordre et déclenchées toutes seules.

6 tâches
RETENUS POUR CETTE FORME DE STRUCTURE
25 à 40 h
PAR MOIS ET PAR TÂCHE, SELON VOTRE TAILLE
3 secteurs
LES PLUS FRÉQUENTS DANS CETTE CONFIGURATION

CE QUI COINCE DANS CETTE CONFIGURATION

Le problème n'est pas la charge de travail, c'est la forme de l'organisation.

Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide
  1. En détail
    Les demandes arrivent par guichet, courrier, courriel et téléphone, sans vue unique de leur état d'avancement.
  2. En détail
    Une part importante du temps d'instruction est consommée par les pièces manquantes et les relances d'usagers.
  3. En détail
    Les obligations de transparence supposent de retrouver l'historique d'un dossier des mois plus tard, ce que des échanges de courriels ne permettent pas.
Exemple

Temps rendu à l’équipe

7h / semaine
Saisie
Relances
Devis

CE QU'ON REGARDE EN PREMIER

Le suivi des demandes des usagers

Chaque demande reçoit un identifiant, un accusé de réception, une liste de pièces attendues et un état visible par l'agent comme par l'usager. Les rappels de pièces partent seuls, les délais sont mesurés et les dossiers complets arrivent prêts à instruire. L'agent garde entièrement la décision et sa motivation.

CE QUI CHANGE PAR RAPPORT À UNE ENTREPRISE CLASSIQUE

Les mêmes tâches, des contraintes différentes.

Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide

Marchés publics et réversibilité

En détail
Le cadre d'achat, la propriété du code et la capacité à reprendre l'outil avec un autre prestataire font partie des exigences, pas des options. Tout est livré documenté.

Hébergement en France et protection des données

En détail
Hébergement en France ou dans l'Union européenne, accès par rôle, journalisation et durées de conservation définies avec le délégué à la protection des données.

Accessibilité et égalité de traitement

En détail
Les interfaces destinées aux usagers respectent les règles d'accessibilité, et les règles d'instruction restent identiques pour tous : le programme prépare le dossier, il ne trie pas les personnes.

LES CAS LES PLUS FRÉQUENTS DANS CETTE CONFIGURATION

Les tâches, une par une.

Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide

6 tâches retenues pour cette forme de structure. Selon votre taille, ces tâches représentent de 25 à 40 heures par mois.

Collectivité ou service public

Dossiers d'inscription et de financement

  • REVIENT : PLUSIEURS FOIS PAR JOUR
  • MISE EN PLACE : 3 À 5 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : FAIBLE
LE POINT DE DÉPART
Un stagiaire s'inscrit à une session avec une demande de financement.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
L'équipe admission réclame pièces d'identité, devis, conventions et accords de financement par mail, relance individuellement, puis ressaisit les mêmes informations dans le logiciel de gestion et dans le dossier du financeur.
CE QU'ON MET EN PLACE
Collecte guidée, contrôle automatique, relance jusqu'à complétude.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le service admission et l'assistanat de formation.

CE QUE ÇA REND

≈ 40h/mois

≈ 15 797 € PAR AN

Environ 40 heures rendues chaque mois, soit 15 797 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • Airtable
  • Make

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

Collectivité ou service public

Conformité des formations

  • REVIENT : PLUSIEURS FOIS PAR JOUR EN FIN DE SESSION
  • MISE EN PLACE : 3 À 5 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : FAIBLE
LE POINT DE DÉPART
Une session se termine et laisse des preuves à archiver.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Émargements papier, questionnaires et attestations sont rassemblés à la veille de l'audit, dans plusieurs dossiers partagés, avec des pièces manquantes à reconstituer.
CE QU'ON MET EN PLACE
Émargements, questionnaires et preuves archivés automatiquement au bon endroit.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le responsable qualité, avec les formateurs.

CE QUE ÇA REND

≈ 30h/mois

≈ 11 848 € PAR AN

Environ 30 heures rendues chaque mois, soit 11 848 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • Make
  • Drive

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

Collectivité ou service public

Instruction des demandes et dossiers d'aide

  • REVIENT : PLUSIEURS FOIS PAR JOUR
  • MISE EN PLACE : 3 À 5 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : FAIBLE
LE POINT DE DÉPART
Un usager dépose une demande d'aide ou de subvention.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
L'agent traite dans l'ordre d'arrivée, vérifie les pièces à la main, écrit pour réclamer ce qui manque, et note l'avancement dans un tableur partagé. Le demandeur relance faute d'accusé de réception.
CE QU'ON MET EN PLACE
Accusé de réception immédiat, contrôle de complétude, suivi partagé.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
L'agent instructeur.

CE QUE ÇA REND

≈ 30h/mois

≈ 11 848 € PAR AN

Environ 30 heures rendues chaque mois, soit 11 848 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • Collecte structurée
  • Airtable

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

Collectivité ou service public

Montage des dossiers d'aides et de subventions

  • REVIENT : TOUS LES JOURS
  • MISE EN PLACE : 3 À 5 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : MOYENNE
LE POINT DE DÉPART
Un client accepte un devis qui ouvre droit à une aide ou à un certificat.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Le chargé d'affaires reprend le formulaire du dispositif, recopie les données du client et du chantier, rassemble devis, attestations et pièces techniques, puis vérifie la complétude avant dépôt. Un dossier refusé revient six semaines plus tard.
CE QU'ON MET EN PLACE
Pré-remplis depuis les données client, contrôle de complétude automatique.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le chargé d'affaires, avec l'assistanat administratif.

CE QUE ÇA REND

≈ 28h/mois

≈ 11 058 € PAR AN

Environ 28 heures rendues chaque mois, soit 11 058 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • Make
  • Airtable
  • IA

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

Collectivité ou service public

Extraction des relevés terrain

  • REVIENT : TOUS LES JOURS
  • MISE EN PLACE : 3 À 5 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : ÉLEVÉE
LE POINT DE DÉPART
Un technicien termine une série de relevés sur site.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
Les fiches papier et les photos remontent au bureau, où quelqu'un les ressaisit dans un tableur puis dans l'outil métier. Une valeur douteuse se corrige par téléphone, si le technicien s'en souvient.
CE QU'ON MET EN PLACE
Données saisies une fois sur mobile, contrôlées, injectées dans le référentiel.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
Le technicien puis l'assistant technique.

CE QUE ÇA REND

≈ 26h/mois

≈ 10 268 € PAR AN

Environ 26 heures rendues chaque mois, soit 10 268 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • Collecte mobile structurée
  • Vision
  • PostgreSQL

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

Collectivité ou service public

Relance des candidats et des entreprises

  • REVIENT : TOUS LES JOURS
  • MISE EN PLACE : 3 À 5 SEMAINES
  • DIFFICULTÉ : FAIBLE
LE POINT DE DÉPART
Un candidat ou une entreprise demande de l'information sans confirmer l'inscription.
AUJOURD'HUI, À LA MAIN
L'équipe admission relance par mail et par téléphone quand elle a le temps. Les dossiers les plus mûrs ne sont pas toujours ceux qui sont rappelés.
CE QU'ON MET EN PLACE
Séquences automatiques multicanales, priorisation des dossiers chauds.
QUI S'EN OCCUPE AUJOURD'HUI
L'équipe admission.

CE QUE ÇA REND

≈ 25h/mois

≈ 9 873 € PAR AN

Environ 25 heures rendues chaque mois, soit 9 873 euros par an valorisés au coût horaire chargé d'un collaborateur. Ordre de grandeur ajustable avec vos volumes réels.

OUTILS CONCERNÉS

  • Lemlist
  • Make

Ceux que vous avez probablement déjà. On ne vous fait acheter aucun outil pour démarrer.

AJOUTER LE STRICT NÉCESSAIRE

On part de ce que vous avez déjà.

Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide

Vos applications métier, votre gestion électronique de documents et votre portail usagers existent déjà. On regarde ce qu'ils exposent avant d'ajouter un élément.

CE QUE VOS OUTILS SAVENT DÉJÀ FAIRE

  • Formulaires et téléservices déjà en ligne
  • Gestion électronique de documents et plan de classement
  • Exports et API des applications métier
  • Annuaire et gestion des accès de la collectivité

CE QU'ON AJOUTE SEULEMENT SI LA FONCTION MANQUE

  • Un suivi de demandes avec états et délais
  • Une extraction documentaire des pièces reçues
  • Un tableau de bord de délais d'instruction

On mesure d'abord ce que l'existant sait déjà faire. Un nouvel outil n'entre dans le plan que si la fonction manque réellement, et la décision vous revient.

LES QUESTIONS QU'ON NOUS POSE

Automatisation et collectivité ou service public : les questions concrètes.

Exemple
Demande reçueÀ l’instant
Comment préparer ce devis ?
Les étapes sont réunies.
Vous validez la suite.
Prêt pour votre équipe

LES SECTEURS LES PLUS FRÉQUENTS

5 cas d'usage

Automatisation pour le secteur public et les associations

5 cas d'usage

Automatisation pour l'énergie et l'environnement

6 cas d'usage

Automatisation pour l'éducation et la formation

AUTRES STRUCTURES

CE QU'IL FAUT RETENIR

  • Collectivité et service public : le diagnostic est le même que pour tout le monde, ce qui change est l'ordre dans lequel on traite les tâches.

  • Le premier sujet recommandé porte sur le suivi des demandes des usagers.

  • Le point de départ reste les outils déjà en place : un outil n'est ajouté que si sa fonction manque réellement.

  • Le diagnostic dure quatre minutes et prépare votre audit, présenté pendant l'appel de trente minutes.

À VÉRIFIER AVANT DE DÉCIDER

Ce que cette forme de structure doit vérifier avant d'engager

Exemple

Temps rendu à l’équipe

7h / semaine
Saisie
Relances
Devis
DÉLAI DE RETOUR
En détail
Un à trois mois sur la première tâche, en comparant les heures rendues chaque mois, valorisées au coût horaire chargé, au temps de mise en place. Estimation, à confirmer avec vos volumes.
Exemple
Un sujet à la fois
1Le besoin est précisé
2Les outils sont reliés
3L’équipe valide
DÉLAI DE MISE EN PLACE
En détail
Deux à cinq semaines pour une première tâche en service. Les structures multisites comptent une à deux semaines de plus, le temps d'aligner les usages.
Exemple
Accompagnement RouageONOFF
Tout continue de fonctionner
CAPACITÉ LIBÉRÉE
En détail
La capacité rendue se réinvestit là où elle manque : suivi des dossiers, relances, qualité. Base de calcul : 38 € l'heure chargée, 45 semaines travaillées, part récupérable estimée à 70 %. Ce sont des ordres de grandeur, ajustés avec vos chiffres pendant le diagnostic.
CONDITIONS DE RÉUSSITE
  • Une même tâche pratiquée de la même façon par tout le monde, ou une décision d'harmoniser avant de démarrer.
  • Un accès aux outils déjà en place, sans achat préalable.
  • Une personne référente identifiée, qui tranche les cas limites.
  • Un temps passé mesuré avant, pour pouvoir comparer après.
CE QUI NE MARCHE PAS, ET POURQUOI
  • Des pratiques différentes par site ou par personne, non arbitrées : la règle devient impossible à écrire.
  • Des tâches à jugement permanent, où seule une personne peut décider.
  • Des informations absentes des outils, uniquement orales ou papier.
  • Un volume trop faible pour justifier la mise en place.
ERREURS CLASSIQUES À ÉVITER
  • Déployer sur tous les sites d'un coup au lieu d'en valider un seul.
  • Confier le sujet à personne en particulier : sans référent, les cas limites bloquent tout.
  • Empiler un outil supplémentaire alors que ceux en place suffisent.
  • Négliger la reprise de l'existant : les dossiers en cours doivent continuer à tourner.
POINTS DE CONTRÔLE, DÉCIDÉS PAR UN HUMAIN
  • Un seuil de validation manuelle, fixé avec vous.
  • Une relecture de tout ce qui sort vers un client ou un partenaire.
  • Aucun engagement de prix ni de délai décidé automatiquement.
  • Un récapitulatif régulier, lisible sans compétence technique.

Trente minutes pour savoir ce que vous pouvez arrêter de faire à la main.

Commencer mon diagnostic

4 minutes · vos chiffres à l'écran tout de suite · sans engagement