Question 1

À quoi sert l’Assistant d’entreprise Rouage ?

Accepted Answer

Il connaît votre façon de travailler, explique vos automatisations et aide chaque collaborateur à repérer le répétitif. Il s’ajoute à l’IA que vos équipes utilisent déjà, selon votre abonnement, après le diagnostic. Il aide les équipes, il ne les remplace pas. Quand quelqu’un est absent ou part, son savoir reste dans l’entreprise grâce aux procédures rassemblées, qui facilitent aussi l’accueil des nouveaux arrivants. Offert les 3 premiers mois, sans engagement.

Question 2

Est-ce que ça marche avec notre IA ?

Accepted Answer

Oui. Selon l’outil, il faut l’offre adaptée :
- Claude : toutes les offres, et les offres Team ou Enterprise pour le partager à toute l’équipe.
- ChatGPT : offres Business, Enterprise ou Edu.
- Le Chat de Mistral : toutes les offres.
- Microsoft Copilot : via Copilot Studio, avec les licences Microsoft adaptées.
- Gemini : Gemini Enterprise.
On vérifie avec vous pendant le diagnostic, avant toute mise en place.

Question 3

L’assistant suit-il les collaborateurs individuellement ?

Accepted Answer

Non. Les collaborateurs répondent librement aux questions sur leur quotidien. Les pistes sont regroupées par service pour éclairer les priorités, sans suivi des postes ni classement individuel. Les décisions restent humaines.

Question 4

Qu'est-ce que le diagnostic Rouage ?

Accepted Answer

Le diagnostic est offert. En quatre minutes, vous décrivez votre activité, vos outils et ce qui vous fait perdre du temps. Quelques questions adaptées précisent ensuite votre situation. Ces réponses permettent de préparer une analyse de vos tâches, du temps mobilisé et des pistes d'automatisation à examiner ensemble pendant un rendez-vous de trente minutes.

Question 5

Combien de temps prend le formulaire ?

Accepted Answer

Environ quatre minutes. Vous commencez par décrire librement votre activité et votre besoin. L'IA pose ensuite uniquement les questions complémentaires utiles pour préciser les tâches, les volumes et les outils concernés. Vous pouvez interrompre le formulaire et reprendre plus tard avec votre lien personnel.

Question 6

Pourquoi le diagnostic est-il offert ?

Accepted Answer

Parce qu'il nous permet aussi de vérifier, avec vous, si un projet d'automatisation est pertinent et par où commencer. Nous le limitons à huit entreprises par mois afin de consacrer un vrai temps d'analyse à chaque situation.

Question 7

Que voit-on pendant l'appel de trente minutes ?

Accepted Answer

Nous examinons les tâches qui mobilisent le plus de temps, leur coût annuel estimé, leur potentiel d'automatisation et les points qui doivent rester sous contrôle humain. Vous repartez avec une priorité claire et les prochaines étapes adaptées à votre situation.

Question 8

Quel volume de travail représente un premier sujet ?

Accepted Answer

Un premier sujet représente typiquement entre dix et vingt-cinq jours de travail. Si le diagnostic ne montre pas au moins vingt heures récupérables par mois, on vous le dit et on ne lance pas le sujet.

Question 9

Et si le mois est complet ?

Accepted Answer

Si le mois est complet, on vous le dit à la fin du formulaire et on vous propose le mois suivant. Vos réponses sont conservées.

Question 10

Faut-il préparer des documents avant de commencer ?

Accepted Answer

Non. Les ordres de grandeur suffisent : nombre de dossiers par mois, temps approximatif par tâche, outils utilisés. Les chiffres se précisent pendant l'appel.

Question 11

Que se passe-t-il après le diagnostic ?

Accepted Answer

Si un projet a du sens, nous définissons son premier périmètre et les prochaines étapes pendant l'appel. Si la situation demande une étude plus large, nous pouvons proposer ensuite une analyse complète des processus. Si aucun chantier pertinent ne ressort, nous vous le disons clairement.

Question 12

Le diagnostic engage-t-il à quelque chose ?

Accepted Answer

Non. Aucune carte bancaire n'est demandée et aucune relance commerciale n'est envoyée en l'absence de réponse.

Question 13

Qu'est-ce qu'on peut automatiser dans une entreprise ?

Accepted Answer

Les tâches à règle claire et à volume régulier : saisie et recopie, facturation, relances, extraction d'informations dans des documents, reporting, qualification de demandes entrantes, prise de rendez-vous, collecte de pièces. Les décisions restent humaines.

Question 14

Qu'est-ce qui ne s'automatise pas ?

Accepted Answer

Un processus instable, mal défini ou qui change tous les mois s'automatise mal. Les décisions qui engagent l'entreprise, les négociations et les situations sensibles restent prises par une personne.

Question 15

Combien de temps pour un premier résultat ?

Accepted Answer

Quatre à six semaines entre le diagnostic et une première tâche automatisée en service, deux semaines quand le process est simple et les données déjà propres.

Question 16

L'automatisation supprime-t-elle des postes ?

Accepted Answer

Ce sont des tâches qui disparaissent : la saisie, la recopie, la relance oubliée, le reporting reconstitué. Sur les missions menées, le sujet dominant est l'absorption de la croissance sans recrutement supplémentaire, pas la réduction d'équipe.

Question 17

Qui garde la décision quand un programme propose ?

Accepted Answer

Une personne de l'équipe. Le programme prépare, classe, propose ou alerte ; la validation des cas sensibles et la décision finale restent humaines, et les contrôles sont journalisés.

Question 18

Que se passe-t-il si un programme se trompe ?

Accepted Answer

Les contrôles détectent l'anomalie avant écriture, le cas part en file de vérification, et le journal permet de revenir en arrière. Une tâche automatisée sans garde-fou n'est pas mise en service.

Question 19

Faut-il commencer petit ou voir large ?

Accepted Answer

Un premier process choisi pour son volume, mis en production, mesuré. Le périmètre s'élargit ensuite avec des chiffres réels plutôt qu'avec des hypothèses.

Question 20

Qui maintient les automatisations ensuite ?

Accepted Answer

Une personne en interne, formée pendant le sujet, avec une documentation à jour. La maintenance ne doit pas dépendre d'un prestataire unique.

Question 21

Quelle différence entre automatisation et intelligence artificielle ?

Accepted Answer

L'automatisation exécute des règles écrites à l'avance et donne toujours le même résultat. L'IA traite ce qui n'est pas réductible à une règle : lire un document mal structuré, classer un texte libre, résumer. Les deux se combinent, l'IA restant sous contrôle de règles.

Question 22

Qu'est-ce qu'un agent ?

Accepted Answer

Un agent est un programme qui enchaîne des étapes pour atteindre un objectif, en appelant des outils et des données. Son périmètre d'action est délimité, et les actions à effet externe demandent une validation humaine.

Question 23

Comment éviter les réponses inventées ?

Accepted Answer

En limitant les réponses à une base documentaire vérifiée, en citant la source utilisée, et en renvoyant à un humain dès que la question sort du périmètre couvert. C'est le rôle du RAG.

Question 24

Faut-il entraîner un modèle sur nos données ?

Accepted Answer

Rarement. Dans la majorité des cas, une recherche documentaire branchée sur vos documents suffit et reste plus facile à corriger qu'un modèle spécialisé.

Question 25

Quels modèles sont utilisés ?

Accepted Answer

Le choix dépend de la tâche, du niveau de confidentialité et du coût par appel. Le modèle est un composant remplaçable : l'architecture est construite pour pouvoir en changer.

Question 26

Faut-il changer nos outils ?

Accepted Answer

Dans la majorité des cas, non. Le point de départ est ce que votre CRM, votre outil métier, vos tableurs et votre comptabilité savent déjà faire. Changer d'outil impose une reprise de données et plusieurs mois de flottement ; cela ne se décide que si l'existant rend le reste impossible.

Question 27

Faut-il changer de CRM ?

Accepted Answer

Non par principe. Un changement de CRM se décide pour de bonnes raisons métier, pas parce qu'un prestataire préfère un autre outil. Le travail consiste d'abord à brancher l'existant.

Question 28

Allez-vous ajouter des abonnements ?

Accepted Answer

Un outil n'est ajouté que si sa fonction n'existe nulle part dans ce que vous payez déjà. Chaque outil supplémentaire est un coût mensuel et une dépendance de plus.

Question 29

Travaillez-vous en no-code ou en code ?

Accepted Answer

Les deux, selon le besoin. Le no-code convient aux enchaînements simples et lisibles par l'équipe. Le code devient nécessaire au-delà d'un certain volume, d'une logique complexe ou d'un besoin de tests automatisés.

Question 30

Et si notre outil n'a pas d'API ?

Accepted Answer

On regarde l'import de fichier, l'export programmé ou l'accès à la base. Si aucune porte fiable n'existe, c'est dit : une préparation fragile coûte plus cher qu'elle ne rapporte.

Question 31

Restons-nous propriétaires de ce qui est construit ?

Accepted Answer

Oui. Le code, les scénarios, les schémas de données et la documentation vous appartiennent, et sont hébergés sur vos comptes quand c'est possible.

Question 32

Où sont hébergées les données ?

Accepted Answer

L'hébergement se décide au cadrage, avec une préférence pour l'Union européenne. La localisation, le chiffrement et les durées de conservation sont écrits avant la mise en production.

Question 33

Comment le RGPD est-il traité ?

Accepted Answer

Par la minimisation des données collectées, une base légale identifiée par traitement, des durées de conservation définies, la traçabilité des accès et un registre tenu à jour côté client.

Question 34

Nos données servent-elles à entraîner des modèles ?

Accepted Answer

Non. Les configurations utilisées excluent la réutilisation des contenus pour l'entraînement, et ce point est vérifié fournisseur par fournisseur au cadrage.

Question 35

Comment travaillez-vous avec une DSI ?

Accepted Answer

Par périmètre restreint, avec une phase test, une revue d'architecture, des accès nominatifs limités et une vérification sur vos cas réels, validée par écrit avant élargissement.

Question 36

Que devient un dossier si nous arrêtons ?

Accepted Answer

Le code, la documentation et les données sont remis. Les accès prestataires sont révoqués et les traitements peuvent être arrêtés sans dépendance résiduelle.

Question 37

Combien coûte un sujet d'automatisation ?

Accepted Answer

Il n'existe pas de prix moyen utile. Un process unique dans une structure de cinq personnes et une intégration entre quatre outils dans une entreprise de trois cents personnes n'ont aucun rapport. Le chiffrage vient après le diagnostic, quand le périmètre est réel.

Question 38

Qu'est-ce qui fait varier le budget ?

Accepted Answer

La taille de l'entreprise, le nombre de process concernés, l'état des données, le niveau d'intégration nécessaire avec les outils existants et les contraintes de sécurité.

Question 39

Y a-t-il des coûts récurrents ?

Accepted Answer

Oui : l'hébergement, les abonnements des outils utilisés et, pour les usages d'IA, un coût à l'appel. Ces montants sont estimés dans le plan avant tout engagement.

Question 40

Comment mesure-t-on le retour ?

Accepted Answer

En heures récupérées par mois sur un process identifié, mesurées avant et après. Le diagnostic fixe la base de comparaison pour que le calcul soit vérifiable.

Question 41

Faut-il une enveloppe pour faire le diagnostic ?

Accepted Answer

Non. La question du budget est facultative dans le formulaire et ne change ni le diagnostic ni les recommandations.

Question 42

En quoi consiste l'analyse complète des processus ?

Accepted Answer

Il s'agit d'une analyse complète des processus, proposée seulement si le diagnostic révèle un enjeu plus large. Pendant deux à trois semaines, nous vérifions les volumes, les règles et le temps réellement consacré à chaque tâche afin d'établir des priorités chiffrées. Cette prestation est distincte du diagnostic offert et n'est décidée qu'après l'appel.

Question 43

Travaillez-vous avec des associations ?

Accepted Answer

Oui. Les process associatifs, adhésions, dons, collecte de pièces, bilans aux financeurs, sont répétitifs et bien documentables. Le cadre de travail tient compte du budget contraint et de la rotation des bénévoles : l'outil doit rester utilisable par quelqu'un qui arrive.

Question 44

Et avec des collectivités ?

Accepted Answer

Oui. Hébergement en France ou dans l'Union européenne, propriété du code, réversibilité, accessibilité et respect des règles de la commande publique. L'instruction d'une demande reste une décision d'agent : le programme vérifie la complétude, classe les pièces et mesure les délais.

Question 45

Peut-on déployer sur plusieurs sites ou plusieurs entités ?

Accepted Answer

Oui, en commençant par un site ou une entité test, avec une recette sur des cas réels, puis un déploiement à l'identique. Le temps de mise en œuvre du deuxième site est très inférieur à celui du premier, et ce chiffre est mesuré pendant le test.

Question 46

Je suis seul, est-ce que ça vaut le coup ?

Accepted Answer

Oui si une tâche revient chaque semaine et prend plus d'une heure : deux heures rendues par semaine font environ cent heures par an sur un seul process. Chez un indépendant, la bonne mesure est le nombre d'heures rendues, pas un coût salarial.

Question 47

Comment se déroule un sujet d'automatisation ?

Accepted Answer

Cadrage, mise en production d'un premier périmètre, contrôles sur des cas réels, documentation et passation à un référent interne. Les lots durent de deux à huit semaines selon le sujet.

Question 48

La formation est-elle incluse ?

Accepted Answer

Oui. La documentation, la passation et la formation des équipes font partie de chaque sujet. Il n'y a pas de catalogue de formation vendu à part.

Question 49

Où intervenez-vous ?

Accepted Answer

Présentiel à Paris et en Île-de-France, à distance partout en France et en Europe.

Question 50

Travaillez-vous avec les équipes internes ?

Accepted Answer

Oui, systématiquement. Les personnes qui font le process aujourd'hui sont les mieux placées pour dire ce qui doit rester humain, et ce sont elles qui reprennent l'outil ensuite.

Question 51

Quelle taille d'entreprise accompagnez-vous ?

Accepted Answer

De l'indépendant au grand compte, avec une approche différente selon la taille : un process ciblé en TPE, l'intégration entre outils en PME, un test par périmètre en ETI et grand compte.

Question 52

Comment vous contacter sans passer par le diagnostic ?

Accepted Answer

Par courriel à contact@rouage.studio. Le diagnostic reste le chemin le plus rapide pour obtenir une réponse utile, parce qu'il donne le contexte nécessaire.

Ce qu'on nous demande avant de commencer.

L’assistant d’entreprise